Chaque automatisation est vérifiée sur vos logiciels avant d’être chiffrée.
Le diagnostic établit, sur le logiciel de l’entreprise, ce qui peut être automatisé et à quel prix. Rien n’est engagé avant.
Trois étapes, cinq engagements.
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Étape 1 Diagnostic
Repérer ce qui se ressaisit, en mesurer le coût sur un mois réel et vérifier ce que les logiciels permettent.- Asentia réalise
- Une journée dans l’entreprise, davantage si elle compte plusieurs agences : entretiens avec la direction, le service administratif et un conducteur de travaux, observation des circuits réels (factures, heures, relances) et test d’extraction sur le logiciel de gestion.
- L’entreprise fournit
- Un accès accompagné au logiciel de gestion, avec le service ou le prestataire informatique si nécessaire. Aucun document n’est à préparer : un mois de factures fournisseurs est extrait sur place, sous accord de confidentialité.
- Ce qui est remis
- Les automatisations prioritaires, le temps qu’elles libèrent, la part de ce mois de factures qui aurait été affectée sans intervention, leur prix forfaitaire et leur faisabilité vérifiée. Le prix du diagnostic est déduit de la mise en place.
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Étape 2 Mise en place
Construire, essayer et mettre en service les automatisations retenues, une par une.- Asentia réalise
- La construction de l’automatisation, les essais sur des cas réels de l’entreprise, puis la mise en service après validation par les personnes concernées.
- L’entreprise fournit
- Une personne référente, environ une heure par semaine, et les personnes concernées pendant les essais. Le calendrier et la charge demandée aux équipes, correction des données sources comprise, sont précisés dans la proposition.
- Ce qui est remis
- L’automatisation installée au nom de l’entreprise, sa documentation, un journal de chaque exécution et une alerte en cas d’échec.
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Étape 3 Suivi
Garder les automatisations justes lorsque les logiciels, les fournisseurs ou les règles changent.- Asentia réalise
- La supervision des exécutions, la correction des anomalies et les ajustements demandés, dans une enveloppe définie à l’avance.
- L’entreprise fournit
- Le signalement de tout changement de logiciel, de fournisseur ou d’organisation.
- Ce qui est remis
- Un rapport mensuel d’une page : documents traités, heures de ressaisie évitées (estimées d’après le diagnostic), écarts de prix et doublons relevés, anomalies corrigées.
Cinq engagements, écrits dans chaque proposition
Un prix forfaitaire
Chaque étape fait l’objet d’un prix fixé dans la proposition, avant de commencer, et non d’une facturation au temps passé. Le prix du diagnostic est annoncé dès le premier appel ; le suivi est un forfait mensuel, abonnements éventuels chiffrés dans la même proposition.
Aucun changement de logiciel
Les logiciels de gestion, de comptabilité et de paie restent en place. Tout outil complémentaire et son abonnement sont indiqués dans la proposition.
Des automatisations au nom de l’entreprise
Installées à son nom et documentées, elles restent exploitables par un autre prestataire, sans dépendance à Asentia.
La validation avant l’enregistrement
Aucune écriture comptable ni aucun envoi à un client sans validation, tant que l’entreprise n’en a pas décidé autrement.
Des attestations jointes à chaque proposition
L’attestation de vigilance de l’Urssaf et l’extrait d’immatriculation d’Asentia sont joints à chaque proposition, puis renouvelés tous les six mois.
Un seul interlocuteur mène chaque intervention, du diagnostic au suivi : le parcours du fondateur d’Asentia.
Questions fréquentes
Logiciels, accès, données, intelligence artificielle.
Quels logiciels sont concernés ?
Les logiciels de gestion, de devis et de facturation du BTP, les logiciels de comptabilité et de paie, les tableurs et la messagerie. Selon le logiciel, les données sont lues dans ses exports, dans sa base de données ou par son interface. La faisabilité est vérifiée pendant le diagnostic, avant tout engagement sur la mise en place ; lorsqu’un logiciel ne laisse rien extraire, le diagnostic le dit. Les données sont enregistrées dans un logiciel par sa fonction d’import, jamais en modifiant sa base.
Faut-il un service informatique ?
Ce n’est pas nécessaire. Lorsque l’entreprise en a un, ou un prestataire informatique, il est associé pour ouvrir les accès nécessaires et reste maître de l’infrastructure.
Quelle place pour l’intelligence artificielle ?
Elle lit les documents (factures, bons de livraison, feuilles d’heures, dossiers de consultation), rédige (comptes rendus, mémoires techniques, réponses aux demandes) et répond aux questions sur les données de l’entreprise. Les services employés sont hébergés en Europe, ne réutilisent pas les données de l’entreprise pour s’entraîner et sont nommés dans la proposition. Ce qu’elle produit est validé par une personne de l’entreprise avant tout enregistrement ou envoi : tout au démarrage, puis, sur décision de l’entreprise, seulement ce qui présente un doute.
Quel lien avec la facture électronique ?
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée ; l’émission devient obligatoire pour les petites et moyennes entreprises le 1er septembre 2027. Asentia n’est pas une plateforme agréée : elle exploite les factures reçues par la plateforme choisie par l’entreprise et prépare leur intégration dans ses logiciels.
Huit autres questions Serveur au bureau, continuité, accès, fichiers, expert-comptable…
Le logiciel de gestion est installé sur un serveur au bureau : est-ce un obstacle ?
Non. Selon le logiciel, les données passent par des exports déposés dans un dossier ou par un accès sécurisé mis en place par le prestataire informatique de l’entreprise, qui en garde la maîtrise. Le temps qu’il y consacre est estimé dans la proposition.
Et si l’éditeur du logiciel de gestion propose déjà un module ?
Le diagnostic le vérifie. Lorsque le module de l’éditeur couvre le besoin, la proposition le recommande plutôt qu’une automatisation. Asentia intervient là où il ne suffit pas : entre plusieurs logiciels, sur des données incomplètes ou pour des tâches qu’il ne prévoit pas.
Que se passe-t-il si Asentia est indisponible ?
Les automatisations continuent de fonctionner : elles sont installées au nom de l’entreprise et reposent sur un outil d’automatisation répandu, non sur un développement propre à Asentia. Une procédure de reprise manuelle, remise à la personne référente, permet de traiter les dossiers sans attendre, et la documentation permet à un autre prestataire d’en reprendre l’exploitation.
Où fonctionnent les automatisations ?
Sur l’environnement de l’entreprise, par exemple son abonnement de messagerie et de bureautique, ou sur un serveur ouvert à son nom chez un hébergeur situé en France. L’entreprise en reste propriétaire : elle détient les accès d’administration et paie directement l’hébergement. Le lieu exact est indiqué dans la proposition.
Comment les accès sont-ils protégés ?
Un compte dédié par logiciel, protégé par une double authentification lorsque le logiciel le permet, limité à ce qui est nécessaire et en lecture seule lorsque c’est possible. Les identifiants sont conservés chiffrés dans l’environnement de l’entreprise, et aucune base de données n’est exposée sur internet : le mode de connexion est validé par le service ou le prestataire informatique de l’entreprise. La lecture de la base du logiciel de gestion fait l’objet d’une autorisation écrite. Les accès sont revus à chaque changement et fermés à la fin du contrat.
Comment les fichiers de l’entreprise sont-ils protégés ?
Les fichiers transmis restent la propriété de votre entreprise. Un accord de confidentialité et un contrat de sous-traitance des données personnelles, notamment de paie, sont signés avant tout envoi de fichier et tout accès aux logiciels ; à la fin de la mission, les données sont supprimées ou restituées, à votre choix.
Quel rôle pour l’expert-comptable et le service administratif ?
Asentia intervient en complément de l’expert-comptable : aucune écriture comptable n’est passée sans validation. La personne en charge de la gestion administrative est la première interlocutrice : elle connaît les points de blocage. L’objectif est de réduire ses ressaisies, non d’évaluer son travail.
Que se passe-t-il si une automatisation échoue ?
Chaque exécution est enregistrée dans un journal. En cas d’échec, une alerte est envoyée à Asentia et à la personne référente de l’entreprise ; le traitement manuel reste possible à tout moment. Le délai de prise en charge est fixé dans le contrat de suivi.
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