Ce qui se ressaisit entre vos logiciels, automatisé.
Quinze cas d’usage en trois familles, à partir des logiciels et des documents déjà en place. L’intelligence artificielle, hébergée en Europe, lit, rédige et répond ; une personne de l’entreprise garde la décision.
Heures, équipes, tableaux de bord
Chantiers et équipes
Heures, avancement et échéances arrivent au bureau sans être retapés, puis alimentent le suivi de chantier.
Tableau de bord par chantier
Heures, achats, sous-traitance et avancement réunis chantier par chantier, mis à jour automatiquement à partir des logiciels en place. Une alerte prévient le conducteur de travaux dès qu’un chantier consomme ses heures plus vite qu’il n’avance.
Heures des équipes, prêtes pour la paie, document lu par l’intelligence artificielle : photo
Le pointage des heures, saisi dans une application, dans un tableur ou sur une feuille papier photographiée, est rassemblé, contrôlé et rattaché aux chantiers, puis remis à la paie dans son format : paniers, trajets, intempéries déjà calculés.
Comptes rendus de chantier, document lu par l’intelligence artificielle : note dictée
Un compte rendu structuré est rédigé à partir d’une note dictée sur le chantier, déposé dans le dossier du chantier et relu avant diffusion.
Habilitations, formations et matériel à renouveler
Habilitations électriques, CACES, visites médicales, vérifications périodiques des engins et des véhicules : chaque échéance est suivie, et le responsable est prévenu avant qu’elle tombe.
Analyse des chantiers passés
Sur les douze derniers mois, ce que chaque chantier a réellement coûté, poste par poste, et la marge par chantier qui en découle, reconstitués à partir des données déjà présentes dans les logiciels et les fichiers : de quoi chiffrer plus juste les prochains, et savoir par où commencer à automatiser.
Un assistant qui répond sur vos chantiers, avec l’intelligence artificielle
Une question posée par écrit ou à la voix (« quelles heures ont été passées sur ce chantier la semaine dernière ? », « que dit le CCAP sur les pénalités ? ») reçoit une réponse tirée des données et des documents de l’entreprise, avec sa source.
Livrables et contrôle
Livrables
Automatisations installées au nom de l’entreprise et documentées, avec un journal de chaque exécution et une alerte en cas d’échec.
Contrôle
Ce que l’intelligence artificielle lit ou rédige est présenté à une personne de l’entreprise avant tout enregistrement ou envoi.
Chaque facture au bon chantier
Achats et factures fournisseurs
Chaque facture fournisseur est rattachée à son chantier, contrôlée avant paiement, puis préparée pour le logiciel de gestion.
Factures fournisseurs affectées aux chantiers
Chaque facture reçue, électronique ou en PDF, est lue à son arrivée, rattachée au chantier par sa référence de commande ou, à défaut, par l’adresse de livraison, puis préparée pour l’import dans le logiciel de gestion. Les factures sans chantier identifié sont signalées.
Contrôle des factures avant paiement, document lu par l’intelligence artificielle : photo
Chaque ligne est comparée aux conditions négociées et au devis du fournisseur, les quantités au bon de livraison photographié sur le chantier. Les écarts de prix, les factures en double et tout changement de coordonnées bancaires sont signalés avant le paiement.
Achats, prix et délais par fournisseur
Volumes achetés, évolution des prix unitaires et délais de livraison par fournisseur, reconstitués à partir des factures déjà reçues, pour préparer les négociations et anticiper les ruptures.
Livrables et contrôle
Livrables
Facture rattachée à son chantier et prête pour l’import, liste des écarts et des doutes à valider, historique des achats par fournisseur mis à jour chaque mois.
Contrôle
Aucun paiement ni aucun enregistrement n’est déclenché par l’automatisation : elle prépare et signale, une personne de l’entreprise décide.
Chargés d’affaires et direction
Devis et marchés
Du bordereau à chiffrer jusqu’aux sommes que le maître d’ouvrage doit encore : ce qui se prépare, se surveille et se réclame à date fixe, sans y penser.
Préparation des devis, document lu par l’intelligence artificielle : descriptif
À partir d’un descriptif ou d’un bordereau de prix, chaque ligne est rapprochée des ouvrages de la bibliothèque de prix de l’entreprise, dans son logiciel de devis ; les lignes sans correspondance sont signalées. La personne qui chiffre complète et valide.
Réponse aux appels d’offres, document lu par l’intelligence artificielle : dce
Le règlement de consultation, le CCAP et le CCTP sont résumés sur une page, chaque point renvoyant à l’article d’origine ; le mémoire technique est préparé à partir des précédents de l’entreprise, pour relecture. Les dossiers restent dans l’entreprise.
Retenues de garantie et intérêts de retard à réclamer
La date de libération de chaque retenue de garantie ou caution est calculée à partir du procès-verbal de réception ; sur les marchés publics, le délai de paiement de chaque situation de travaux est suivi et les intérêts moratoires dus sont calculés. Les courriers sont prêts à signer à l’échéance.
Attestations de vigilance des sous-traitants
Les attestations de l’Urssaf et les justificatifs d’immatriculation sont demandés avant le contrat, puis tous les six mois, par simple courriel au sous-traitant. Leur validité est contrôlée et les relances partent jusqu’à réception.
Dossier des ouvrages exécutés, document lu par l’intelligence artificielle : pdf
En fin de chantier, fiches techniques, notices, procès-verbaux et plans sont rassemblés depuis les dossiers de l’entreprise, classés et assemblés en un dossier prêt à remettre, avec son sommaire.
Demandes reçues par courriel, document lu par l’intelligence artificielle : courriel
Les demandes de devis et de dépannage reçues sur les boîtes partagées de l’entreprise sont classées à leur arrivée et transmises au chargé d’affaires ou au planning, avec un projet de réponse.
Livrables et contrôle
Livrables
Bordereau complété dans le logiciel de devis, résumé du dossier et mémoire technique à relire, registre des retenues et des délais de paiement avec les courriers prêts à signer, dossiers tenus à jour.
Contrôle
Aucun courrier ni aucun message ne part sans relecture ; les résumés renvoient toujours au texte d’origine.
Trois familles pour commencer, pas une liste fermée.
Dès qu’une information existe dans un logiciel, un fichier ou un document de l’entreprise, elle peut être reliée, vérifiée, analysée ou automatisée. Le diagnostic dit ce qui est faisable chez vous, et à quel prix.
Accès, confidentialité, rôle de l’expert-comptable : voir la démarche.
Ce qui est vérifié avant d’automatiser, et ce qui est signalé comme limite : les principes de travail d’Asentia.
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